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Guía de Selección de un Sistema ERP

Empecemos por definir qué es un sistema ERP en una empresa….

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a su información en tiempo real, dando como resultado la facilitación de la planificación de sus recursos para la toma de decisiones. Es decir que se trata de una tecnología de información para integrar los procesos empresariales y soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa, al mejorar el flujo de información entre las áreas de la compañía. Es considerado la espina dorsal de la misma.

Hoy, el ERP es imprescindible en la gestión de miles de empresas de diferentes tamaños y sectores. El ERP es tan necesario como el agua para la navegación. A continuación hablaremos de sus beneficios, cómo realizar la gestión de proyectos a partir del ciclo de vida y cómo elegir el más adecuado.

 

1. ¿Por qué implementar un sistema ERP?
En forma general, pueden mencionarse 5 clases de beneficios del software de ERP:

● Gestión: por la integridad y unificación de la información y de los procesos para generar una mejora en la calidad de los datos de acuerdo a las áreas de la empresa. Como resultado, una gestión eficiente provee de mejores recursos a la administración para la toma de decisión y la planificación.

● Operacionales: los que provienen de la automatización de las operaciones repetitivas y aumentan la velocidad de los procesos. Además, sustituyen el trabajo manual e incrementan el volumen de operaciones.

● Infraestructura de TI: se refiere a los producidos gracias a la capacidad de reusar y compartir recursos de tecnología informática.

● Estratégicos: todos aquellos que tienen que ver con la capacidad que brinda el sistema de planificación para obtener ventajas competitivas.

● Organizacionales: son los que surgen de una mejora en el desarrollo de los recursos humanos.

 

2. Ciclo de un sistema ERP
El proyecto de un sistema ERP puede organizarse de acuerdo a un ciclo de vida, y lo conforman las siguientes etapas:

Preparación
Esta etapa comprende una serie de actividades para que la organización se sensibilice sobre el proyecto que viene. Por otro lado, es el momento oportuno para lograr el compromiso de la dirección y para comenzar a lograr acuerdos entre las áreas que intervendrán.

Evaluación
La evaluación de un proyecto para incorporar un sistema ERP es un conjunto de actividades encadenadas que tienen como resultado final la calificación objetiva y comparable de proyectos. Existen diferentes metodologías para realizarlo.

Selección
La selección de un proyecto es el grupo de tareas cuyo resultado final es la elección de un proveedor de ERP para la organización. Está ligada con la evaluación al servir de apoyo para la toma de decisiones.

Implementación
Es el conjunto de tareas para poner en condiciones de operatividad el sistema administrativo ERP. Estas actividades comprenden:

● Instalación del software y planificación

● Modelización del negocio

● Parametrización o configuración

● Personalizaciones (customizaciones)

● Limpieza, conversión y migración de datos de la empresa

● Capacitación y entrenamiento

● Pruebas parciales e integrales

● Puesta en producción

Postimplementación
Es el seguimiento del sistema ERP como una oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa.

 

3. Formas de elegir un sistema ERP
De acuerdo con estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un sistema ERP, tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10%; pero quienes lo eligieron correctamente, tienen una reducción de hasta el 35% en promedio. Por eso, la primera clave de un buen proyecto es el proceso de evaluación y selección.

Existen diversas metodologías para la evaluación y selección, los más sencillos son:

● Norma ISO 9126: es una guía útil con énfasis en la calidad del software de gestión. Aunque no está desarrollada para aplicaciones de negocio es un buen punto de partida.

● MSSE: son las siglas de Método para la Selección de Software ERP. Se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar el proceso de selección de un sistema administrativo empresarial para que la empresa pueda escoger el que mejor
cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean sólo económicas.

La metodología apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado, evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento y ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación.

● Método de las matrices: es una combinación que toma lo mejor de otros métodos. Es muy simple y sencillo. Sólo se necesitan conocer las 4 operaciones básicas de las matemáticas (sumar, restar, multiplicar y dividir) y usar una hoja de cálculo. Como en el caso anterior, el método de matrices permite evaluar aspectos funcionales, técnicos,
factores de capacitación, servicios de mantenimiento y ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación.

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Solución Microsip

Microsip es una empresa 100% mexicana con más de 30 años en el mercado y más 100,000 implementaciones, a través de años de desarrollo y mejora contínua inspirada en mejores prácticas de uso de sus clientes se encuentra a la vanguardia en integración de los procesos centrales de gestión administrativa y comercial, facilidad de
implementación, facilidad de uso y requerimientos fiscales.

Así mismo, gracias a su arquitectura modular, Microsip puede ser tan pequeño como una micro o pequeña empresa lo requiera o tan grande como una mediana empresa ó corporativo lo planée. Además, al contar con opción de suscripción (renta mensual) el costo de la implementación puede reducirse considerablemente.

De esta manera cualquier negocio, independientemente de su tamaño ó requerimientos actuales, puede comenzar por controlar y gestionar sus procesos operativos claves actuales apoyándose en un Sistema ERP que le permita con el tiempo planear y estructurar su operación y escalarla e ir integrando nuevas áreas y procesos bajo un mismo modelo operativo según su crecimiento lo vaya demandando.

Resumen

Un sistema ERP ya no es exclusivo para grandes organizaciones. Al contrario, cada día, más empresas buscan ser competitivas mediante una gestión de procesos integrados y la planificación de sus recursos empresariales.

Cuando se consigue ser más productivos, optimizar los recursos, tener un mayor control, integrar la información, automatizar procesos y una mejor atención con el cliente, se logra ser más competitivos. El sistema que se ajusta y cumple con lo antes mencionado es Microsip.

El ERP Microsip le otorgará a cualquier empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado sin importar su tamaño.

 

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